POLYVALENT AFFAIRES GENERALES, ETAT CIVIL ET AGENCE POSTALE COMMUNALE
Missions :
L’agent est polyvalent sur l’ensemble des missions qui composent le service Etat-Civil, Administration générale (recensement, élection …), accueil de la mairie et agence postale communale.
L’agent est amené dans le cadre de ses fonctions à travailler les samedis matins par rotation (environ deux par mois). Il doit aussi être disponible pour assister l’Officier d’Etat civil célébrant les mariages les samedis après-midis.
Il est placé sous l’autorité hiérarchique directe de la responsable du service Relation Citoyen et Solidarité et de son N+2 la Directrice des services à la population.
Description des fonctions :
Accueillir, renseigner et orienter le public physique/téléphonique/courriel :
- Accueillir physiquement les administrés : Identifier, traiter les demandes et les réorienter le cas échéant vers le service approprié
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers)
- Assurer le traitement et l’enregistrement du courrier entrant
Instruction et constitution des dossiers d’Etat Civil :
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’Etat Civil (mariage, reconnaissance, naissance, décès, changement de prénom, changement de nom)
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile etc.), contrôler l’authenticité des documents et le consentement (mariage) et assurer les publications nécessaires
- Etablir les actes d’état civil
- Mise à jour des registres d’Etat civil
Missions d’Administration générale :
- Traitement des demandes d’attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire, de déclaration de débits de boissons, de licence de taxi …..
- Gestion des opérations électorales :
- Gérer la liste électorale : instruire les demandes d’inscriptions, traiter tous les mouvements et préparer les dossiers en vue des réunions de la commission de contrôle, édition des listes et ampliation aux services de l’Etat.
- Organiser les scrutins et veiller au bon déroulement
Gestion du cimetière :
- Accueillir les familles qui souhaitent acquérir une concession et leur donner tous les éléments nécessaires : règlement, tarifs …
- Réception et instruction des demandes des concessions et espaces funéraires
- Assurer le renouvellement des concessions, suivre les travaux, mettre à jour les plans et les registres, procéder à des reprises de concessions
- Veiller au bon entretien du cimetière
Solidarité :
- Accueillir physiquement les administrés : Identifier le besoin, traiter les demandes instruites en mairie ou les réorienter vers les services compétents : assistante sociale du Département, TAD, Pôle Autonomie …
- Traiter les demandes de logement social, de carte améthyste ….
Agence Postale Communale :
- Traitement des demandes liées au service postal excepté les services bancaires : recevoir, renseigner, assister, orienter et satisfaire les demandes des clients du service postal, gérer les encaissements…
Il nécessite d’avoir :
Savoir :
- Connaissance de la réglementation en matière d’Etat-civil
- Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration
- Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
Savoir – Faire :
- Solide expérience de l’accueil du public
- Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
- Qualités relationnelles et rédactionnelles.
Aptitude / qualité :
- Qualité relationnelles et d’écoute
- Respecter le devoir d’équité, de réserve et de confidentialité
- Autonomie et sens de l’organisation
- Savoir travailler en équipe et au contact du public
- Capacité à s’adapter aux différents types de public et aux différentes situations
- Capacité à savoir prioriser ses missions en fonction des échéances
- Disponibilité pour être présent sur certains samedis après-midis (heures supplémentaires)
- Qualité d’accueil d’un public exigent
Conditions matérielles :
Lieu de travail : Mairie de Bailly – 1 rue des Chênes – 78870 BAILLY
Temps de travail : 37.30 h
Rémunération et avantages : grille statutaire + régime indemnitaire mensuel lié aux fonctions (IFSE) + régime indemnitaire annuel lié à la manière de servir (CIA) + 13ème mois ; possibilité d’adhérer à la mutuelle et/ou au contrat de prévoyance mise en place pour les agents de la commune + CNAS
Grade de référence : Adjoint administratif
Pour postuler : gestionrh@mairie-bailly.fr
