Sébastien DESRAMAUT, Directeur Général des Services
La gestion de toute crise repose sur son anticipation, à court ou à long terme. La forme et l’ampleur de cette crise, et ses conséquences, n’avaient été anticipées par aucune collectivité. Aussi, en pleine préparation des opérations électorales, j’ai souhaité poser les conditions de fonctionnement de chaque service en cas d’absence de tout ou partie des agents.
Aussi, quand le Président de la République et le Premier Ministre annonçaient respectivement les 12 et 14 mars la fermeture des écoles et de « tous les lieux recevant du public non indispensables à la vie du pays », les services de la commune avaient déjà contribué à l’adaptation du plan de continuité de l’activité des services. Si l’annonce du confinement le 16 mars a surpris chacun d’entre nous, M. le Maire était en revanche en capacité, mardi 17 mars, d’approuver un plan formel de continuité d’activité, à l’heure où chaque agent rentrait chez soi.
La poursuite de notre activité municipale a été garantie, focalisée sur ses missions essentielles. En effet, à l’instar du 2nd tour des élections qui n’a pu se tenir, diverses manifestations ont été annulées. L’entretien de la ville et ses équipements a été réduit au strict nécessaire lorsqu’il exigeait le déplacement physique des agents. Nos écoles et accueils de loisirs ont été fermés mais une partie de nos agents a permis aux personnels soignants d’aller travailler, en gardant leurs enfants. Notre accueil physique en mairie et notre agence postale communale ont naturellement été fermés mais l’accueil téléphonique a continué à fonctionner normalement et un accueil pour des actes d’état civil urgent était encore possible. Notre service social a été plus mobilisé que jamais, avec des actions d’entraide démultipliées. Notre service de communication a décuplé son énergie pour permettre aux Baillacois d’accéder à une information municipale claire, dans un contexte pourtant très changeant. Notre police municipale a été naturellement très présente sur le terrain, pour faire respecter les règles du confinement mais également très active dans son rôle de service de proximité. L’ensemble de nos services supports (secrétariat général, finances, juridique, ressources humaines…) est resté très mobilisé, sur des priorités redéfinies.
De nouvelles habitudes de travail ont été mises en place et les outils numériques ont été pleinement mobilisés pour préserver le travail en transversalité ; alors même que le confinement en famille n’offre pas des conditions idéales de télétravail. M. le Maire en sa qualité de chef de l’administration communale et moi-même remercions l’ensemble des agents et adressons tout notre soutien à ceux qui, malades, sont isolés ou même à l’hôpital.
Marie-Pierre LEGRAND, accueil et état civil
Je me rends en mairie deux jours/semaine, pour pouvoir dresser des actes d’état civil ou assurer des rendez-vous avec les pompes funèbres. Les horaires sur lesquels je réponds sont les mêmes que les horaires d’ouvertures habituelles de la mairie (excepté samedi jour de fermeture).
Mes missions principales sont l’accueil téléphonique et l’état civil, avec les actes de décès, et le report des mariages et des PACS. Tous les autres actes non prioritaires seront traités plus tard, conformément aux dispositions nationales.
Je reçois une trentaine d’appels par jour, concernant principalement le marché et la distribution du courrier au début, et maintenant la distribution des masques auxquels je réponds au mieux.
Mon rôle est aussi de tenir à jour les informations affichées sur la porte de la mairie et d’imprimer tous les jours des attestations de déplacement pour les mettre aussi à disposition des passants.
Nous sommes trois à assurer ce poste par roulement.
Je sens que les Baillacois se réjouissent que quelqu’un leur réponde à la mairie, et puissent les renseigner. J’apprécie de pouvoir continuer à jouer ce rôle de lien et surtout d’avoir le sentiment d’être utile.
Et comme je suis couturière à mes heures perdues, j’ai également cousu une dizaine de masques en tissus pour mes collègues.
Pascal PINSARD, Policier municipal
Mes missions principales consistent à patrouiller, procéder à des contrôles aussi bien des piétons que des automobilistes. Au début, je devais sensibiliser et informer le public sur ce qu’ils avaient le droit de faire ou de ne pas faire dans le cadre du confinement. Maintenant, je peux être amené à verbaliser. Mais jusqu’ici, toutes les personnes contrôlées avaient leur attestation papier ou numérique. Je distribue d’ailleurs des attestations papiers aux personnes âgées.
Je me rends aussi sur la place du marché au moment des livraisons des commerçants, pour vérifier que les gestes barrières sont bien appliqués, et que les camions gardent une distance suffisante entre eux. Mais tout se déroule bien. Les gens sont raisonnables dans ce contexte, car ils savent bien que sinon les livraisons devront s’arrêter.
Je continue également mes missions habituelles, à savoir vérifier qu’il n’y a pas de dégradations dans la ville, de manière à ce que les services techniques puissent intervenir le plus vite possible.
En tant qu’appariteur de la commune, je suis également chargé de déposer les différents dons (masques, gants, blouses, surchaussures …) aux personnels soignants, du cabinet médical de Bailly, ou dans différents hôpitaux.
Je travaille en contact étroit avec la gendarmerie de Noisy-le-Roi, que je vois au moins une fois par semaine.
Je suis équipé d’un masque et je prends les précautions maximales pour moi et pour les autres.
Ce que je trouve le plus intéressant et enrichissant, c’est de garder le lien avec les habitants, pouvoir les informer et répondre à leurs nombreux questionnements.
Isabelle DANSETTE, Service Social
Dès l’annonce du confinement, le service social s’est mobilisé pour recenser les personnes vulnérables et/ou isolées, et mettre en place un soutien.
Un appel à des volontaires a été lancé pour une veille téléphonique et assurer des aides diverses (courses alimentaires, pharmacie, promenade du chien…). Très vite, une liste de Baillacois volontaires a été constituée : des jeunes retraités, des télétravailleurs, des mères de familles… En fonction des demandes, la mairie constitue les binômes aidant/aidé. Les aidants font les courses demandées et les livrent à domicile, dans le strict respect des gestes barrières. Une façon toute particulière de créer un nouveau lien social. Et TF1 a même repéré nos actions !! Parole de Jean-Pierre Pernaut
Que cette équipe de bénévoles soit chaleureusement remerciée de cette action solidaire.
Pendant ce temps, le service social téléphone à des personnes bien identifiées pour s’assurer que le confinement est vécu comme une période de contacts téléphoniques et non comme un isolement subi. Le contact téléphonique peut être rapide ou prendre plusieurs dizaines minutes. Quelques-uns sont heureux de nous dire qu’ils ont des appels du fils installé en Thaïlande, que les petits-enfants appellent tous les jours ou tout simplement rassurés de savoir que quelqu’un reste joignable s’il y avait une difficulté.
Et le constat est rassurant : les familles sont bien présentes et soucieuses que cette période se passe le plus sereinement possible.
Vincent COZ, directeur périscolaire/accueil de loisirs
Au vu du nombre limité d’enfants à garder, les communes de Bailly et de Noisy-le-Roi ont décidé de mutualiser leurs services, et de faire garder les enfants dans une école et centre de loisirs mutualisés, à Noisy-le-Roi.
Pour ce qui concerne l’équipe de Bailly, nous avons eu aucun mal à trouver des volontaires pour cette mission, et j’en profite d’ailleurs pour remercier l’ensemble de l’équipe d’animation et ATSEM pour leur engagement et leur implication.
Tous les animateurs et directeurs se relaient par demi-journée pour s’occuper des enfants le midi et le soir, de 16h30 à 18h45. La première semaine, il n’y avait que 4 enfants, et désormais c’est environ une quinzaine d’enfants, tous niveaux confondus, qui restent ensemble pendant le temps périscolaire.
Je ne ressens pas d’angoisse chez les enfants. Ils sont heureux de se retrouver, plutôt que de rester confinés chez eux.
Nous avons reçu deux masques en tissus par personne, confectionnés par une couturière bénévole baillacoise. Les enfants ne portent pas de masque, et les gestes barrières sont devenus une habitude, un réflexe.
C’est agréable de travailler avec de petits effectifs, on peut faire davantage de choses, consacrer plus de temps à chaque enfant. Par exemple, j’ai pu apprendre à une enfant à jouer au basket. Au bout de quelques temps, elle avait bien progressé, et savait dribbler et marquer des paniers !
En plus de ce travail de présence, nous effectuons des missions de télétravail, en étroite collaboration avec l’équipe d’ATSEM, pour garder le lien avec les enfants de Bailly, en préparant des activités, et des vidéos, qui sont mises en ligne chaque mercredi sur le site internet de la ville, à la rubrique « comment s’occuper », et envoyés sur le portail famille aux parents d’élèves. Nous avons eu quelques retours de parents et enfants qui nous remercient et cela fait chaud au cœur.
Dans ces conditions de crise, c’est important de se sentir utile et de participer un peu au bien-être des enfants et de leurs familles.
Christine LAGARDE, ATSEM
Je suis ATSEM depuis 22 ans et jamais je n’aurais pensé vivre une telle situation.
Je travaille à l’école Pasteur de Bailly et je suis volontaire dans ce contexte de crise auprès de mes collègues animateurs de Bailly et de Noisy pour accueillir les enfants de parents prioritaires (soignants, policiers, gendarmes, agents pénitenciers …).
J’interviens aujourd’hui à l’école Jules Vernes en relais des enseignants volontaires de 11h30 à 13h30. Mon travail consiste en l’accompagnement des enfants sur le temps de la restauration scolaire. Nous sommes là pour les aider car les enfants viennent avec leur panier repas et pour leur proposer des jeux après le déjeuner.
La commune a mis à notre disposition des gants et des masques en tissus confectionnés gentiment par une bénévole baillacoise et nous la remercions.
Je travaille en binôme avec une autre ATSEM de Bailly, Stéphanie et cette épisode difficile nous a rapproché : nous prenons soin l’une de l’autre. Quand je la récupère en voiture, nous portons déjà nos masques car il n’est pas question que l’une contamine l’autre.
Avec les enfants nous sommes très vigilantes sur les gestes barrières : distanciation, lavage réguliers des mains, pas de groupes d’enfants.
Notre travail est vraiment différent de ce que nous avons l’habitude de faire car nous sommes obligés d’avoir une plus grande distance avec les enfants.
Malgré une certaine crainte de tomber malade – il faut l’avouer – quand je rentre chez moi j’éprouve quand même le sentiment d’avoir été utile …si infime que soit notre participation dans cette crise.
Il me tarde de reprendre le chemin de l’école pour retrouver mes petits.
Marie-Laure HOUEIX, Responsable du Service Comptabilité
Je suis en télétravail depuis le début du confinement et cela se passe très bien même si c’est plus ou moins facile pour l’équipe selon le contexte de chacun. Bien sûr le télétravail en mode « confiné » avec la famille n’est pas toujours aussi simple que le télétravail en contexte ordinaire.
La mutualisation de nos fonctions informatiques avec Versailles Grand Parc, l’évolution du logiciel financier vers une version web en 2019 et les avancées récentes en matière de dématérialisation de la chaîne comptable ont facilité la mise en place du télétravail pour l’ensemble de l’équipe : non seulement nous avions les outils pour fonctionner à distance mais la dématérialisation nous a aussi poussé à scanner une très grande partie de nos dossiers, dans des dossiers partagés, auxquels nous pouvons avoir accès à distance.
Au sein de l’équipe, nous nous appelons quasi quotidiennement pour faire un point sur les dossiers en cours et garder le lien.
Avec 2 personnes dans le service testant le télétravail un jour par semaine depuis janvier, nous avions déjà pris l’habitude de travailler à distance, d’échanger différemment au sein de l’équipe et avec les autres services de la mairie, en jonglant entre mails et appels téléphoniques.
Pendant cette période, les missions principales du service consistent à :
1- Traiter les factures dans les meilleurs délais, afin de veiller à ne pas fragiliser encore davantage les entreprises
2- Identifier les incidences de la crise sur nos contrats et consultations de marchés publics en cours et effectuer les démarches administratives qui s’imposent
3- Evaluer les impacts financiers de la crise sur le budget de la collectivité
Et, plus généralement, d’assurer la poursuite de toutes les autres activités du pôle et préparer au mieux la reprise.
Isabelle LAMBERT et Emilie JUDALET, Service Communication
Dès le début du confinement, notre service composé de deux personnes a dû s’organiser rapidement pour mettre en place le télétravail et assurer la continuité de notre mission de service public.
D’autant plus en cette période de crise, où transmettre aux habitants les informations essentielles devenait primordial, aussi bien sur le panneau lumineux, que sur internet ou Facebook ou dans la newsletter, nous avons déployé toute notre énergie afin de répondre au mieux à l’ensemble des questions que peuvent se poser nos habitants confinés :
- l’organisation des services de la mairie,
- la nature des arrêtés préfectoraux (fermeture des parcs…)
- la fermeture de l’agence postale communale
- toutes les communications officielles de la Poste (bureaux de poste ouverts?)
- la fermeture du marché et les coordonnées des commerçants du marché effectuant des livraisons
- les commerces baillacois ouverts avec leurs horaires adaptés
- la mobilisation des médecins, infirmières
- l’enlèvement des ordures
- l’exploitation des réseaux
- les transports …
Des mises à jour doivent être réalisées quotidiennement.
Dans un second temps, pour répondre aux attentes et besoins des habitants et pour les accompagner dans cette période difficile et inhabituelle, nous avons créé deux articles, qui se voulaient participatifs et collaboratifs :
- Comment se rendre utile ?
Grâce à cela, nous avons été contactés par une couturière, Isabelle Bourguignon, qui cherchait du renfort pour fabriquer des masques en tissus, et un réseau de mise en relation s’est développé… - Comment s’occuper ?
Cet article a permis de mettre en évidence tout ce qui s’était mis en place par les animateurs des centres de loisirs de Bailly, mais aussi les associations sportives locales, et bien d’autres choses encore…
C’est en période de crise qu’on se sent encore plus utile. Même si l’on est seule devant son ordinateur, on a l’impression de créer du lien, de conserver le contact et peut-être – par notre communication régulière – de faciliter et égayer la vie de nos habitants.
Mais il peut aussi s’installer une certaine frustration, car on ne sait pas toujours comment faire pour informer le plus d’habitants possible, notamment les personnes sans accès à internet. C’est pourquoi, sur proposition de M. le Maire, nous avons demandé la coopération des présidents de copropriétés, pour l’affichage des informations dans les cages d’escaliers.
Et nous essayons d’inciter les gens à s’inscrire à notre newsletter et suivre notre page Facebook.
Tout naturellement, le service communication s’est aussi mobilisé pour recueillir masques, blouses et gants que nous avons redistribués auprès d’abord du personnel soignant de notre commune qui en avait besoin (médecins, infirmières …) mais aussi auprès des hôpitaux tel que l’hôpital Mignot et l’hôpital Foch qui ont ainsi pu bénéficier respectivement de 2700 masques et de 1500 gants. Leurs remerciements nous a fait chaud au cœur (photo sur le site de la ville). Notre rôle de lien a ainsi trouvé tout son sens …
Corinne LE CONTE DES FLORIS, Directrice des Services Techniques
Pour moi le confinement se décline à la mairie où je passe mes journées, devenant, du fait de mon logement sur la commune, le relais naturel de mes collègues en télétravail. Je suis les yeux, les mains et le scan de qui en a besoin.
La très large majorité de mon activité se passe derrière le clavier, ou au téléphone, à gérer toutes sortes de demandes d’ordre technique, et à répondre aux interrogations des Baillacois mais aussi sur le terrain avec un tour de ville régulier.
Je ne sors que lorsque c’est nécessaire pour avoir une idée précise de la situation: fuite d’eau sur la voirie, une borne électrique en panne… comme nos prestataires et concessionnaires ne se déplacent que pour des urgences avérées, il est important de pouvoir faire remonter des informations précises lorsqu’on les sollicite.
Nous travaillons globalement de façon très décloisonnée, notamment avec la Police Municipale et le service communication, afin d’apporter des réponses à toutes les questions qui nous sont posées, mais aussi d’agir dès qu’un signalement nous est fait. Notre ambition est que notre commune reste souriante, pour contribuer à soutenir le moral de ses habitants.
Andrés CORRALES, Responsable du Centre Technique Municipal
Mes missions se concentrent évidemment sur la sécurité de la voirie, des bâtiments et la salubrité ; mais aussi sur l’information des Baillacois à travers l’affichage des documents réglementaires et de ceux préparés par le service communication, plus explicites.
Chaque jour, je fais un tour de ville pour détecter d’éventuels problèmes, pour compléter les signalements faits par la population.
Selon les besoins, je fais venir un ou deux agents des services techniques pour mener des actions urgentes afin de respecter au mieux les consignes de confinement.
Je contacte régulièrement les agents des ateliers pour échanger des nouvelles et m’efforce de répartir entre eux les journées de travail effectif, afin que personne ne se sente inutile. Mais ce n’est pas facile quand on a un métier de terrain comme les nôtres.
Cela nous pèse évidemment de voir certains végétaux indésirables gagner du terrain, mais la santé des humains est à ce prix !
